Biblioteca de medios: el bot envía archivos¶
Tu bot no solo responde con texto: también puede enviar archivos al cliente. Por ejemplo, mandar el catálogo de planes en PDF cuando alguien pregunta por precios, un instructivo con imágenes para configurar el router, o la imagen de una promo del mes.
Para eso usas la Biblioteca de medios: subes tus archivos una sola vez desde el dashboard y el bot los reutiliza cuando los necesita, tanto en modo Flujos como en modo IA.
¿Dónde está?
En el dashboard, ve al tab Bot y busca la card 📎 Biblioteca de medios. Ahí subes, ves y borras tus archivos.
Qué archivos puedes subir¶
Cada archivo se envía como adjunto real de WhatsApp (la imagen, el PDF o el video llegan dentro de la conversación), no como un enlace que el cliente tiene que abrir.
Los tipos y tamaños aceptados están alineados con los límites de WhatsApp:
| Tipo de archivo | Formatos | Tamaño máximo por archivo |
|---|---|---|
| Imagen | JPG, PNG, WEBP | 5 MB |
| Documento | 20 MB | |
| Video | MP4 | 16 MB |
Solo estos formatos
Si intentas subir un formato distinto (por ejemplo Word, Excel, GIF o MOV), el sistema lo rechaza. Convierte el archivo a uno de los tipos de la tabla antes de subirlo. El tipo se valida por el contenido real del archivo, no por la extensión del nombre, así que renombrarlo no sirve.
Cuota de almacenamiento¶
Tu plan incluye un cupo total de espacio para la biblioteca. Por defecto son 50 MB, y algunos planes traen más.
- En la card de la biblioteca ves cuánto espacio estás usando y cuánto te queda.
- Cuando la suma de tus archivos llega al límite del plan, no puedes subir más hasta que liberes espacio.
Cómo gestionar la biblioteca¶
Subir un archivo¶
Al subir un archivo cargas dos datos importantes:
- Nombre (etiqueta): cómo lo identificas tú dentro de la biblioteca. Por ejemplo, "Catálogo de planes 2026" o "Instructivo router TP-Link". Si lo dejas vacío, se usa el nombre original del archivo.
- Descripción de "cuándo enviarlo": explica en qué situación debe usarse ese archivo. Por ejemplo: "Enviar cuando el cliente pregunta por los planes, precios o velocidades disponibles."
La descripción es clave para el modo IA
En modo IA, el bot decide solo cuándo enviar cada archivo, y se guía justamente por esa descripción. Mientras más clara sea (en qué situación corresponde ese archivo), mejor acierta el bot. En modo Flujos la descripción es solo una nota para ti, porque ahí tú eliges el archivo a mano.
Ver el espacio usado¶
La card muestra el total ocupado frente a la cuota de tu plan (por ejemplo, "12 MB de 50 MB"). Así sabes cuándo te estás acercando al límite.
Borrar un archivo¶
Borrar un archivo lo elimina de la biblioteca y libera su espacio en la cuota.
Antes de borrar, revisa tus flujos
Si un archivo está usado en un bloque "📎 Enviar archivo" de un flujo y lo borras, ese paso del flujo se queda sin archivo y avisará del problema en la conversación. Quita o reemplaza el archivo en el flujo antes de borrarlo de la biblioteca.
Enviar archivos en modo Flujos¶
En el editor de flujos hay un bloque 📎 Enviar archivo. Cuando el flujo llega a ese paso, el bot manda el archivo y continúa.
Al configurar el bloque eliges:
- Archivo de la biblioteca: lo seleccionas de la lista de archivos que ya subiste.
- Texto que acompaña (opcional): un mensaje que viaja junto al archivo, por ejemplo "Aquí tienes nuestro catálogo 👇". Admite variables como
{{nombre}}.
El archivo tiene que estar subido primero
El selector del bloque solo muestra archivos que ya cargaste en la biblioteca. Si no aparece el que buscas, súbelo primero desde el tab Bot.
Enviar archivos en modo IA¶
En modo IA no eliges el archivo a mano: el bot decide cuándo y cuál enviar.
Para habilitarlo, en el wizard de entrenamiento del bot, en el paso Multimodal, activa el switch:
📎 ¿El bot puede enviar archivos? → Permitir que el bot envíe archivos
Con el switch activo, el bot recibe la lista de archivos de tu biblioteca junto con la descripción de cada uno. Cuando una conversación encaja con una de esas descripciones, el bot envía el archivo correspondiente por su cuenta.
Ejemplo
Subiste tu "Catálogo de planes" con la descripción "Enviar cuando preguntan por planes o precios". Un cliente escribe "¿qué planes tienen?". El bot reconoce la situación y le manda el PDF del catálogo automáticamente.
El switch manda
Si el switch está apagado, el bot nunca envía archivos, aunque tengas archivos cargados. Y si está encendido pero la biblioteca está vacía, tampoco enviará nada (no hay qué enviar).
Solución de problemas¶
El archivo no aparece en el bloque de flujo o en el selector
El selector solo lista archivos que ya están en la biblioteca. Sube el archivo primero desde el dashboard (tab Bot → 📎 Biblioteca de medios) y luego vuelve al editor de flujos.
No me deja subir: el tipo no está permitido
Solo se aceptan JPG, PNG, WEBP, PDF y MP4. Convierte el archivo a uno de esos formatos. Recuerda que el sistema valida el contenido real, así que cambiarle la extensión al nombre no funciona.
No me deja subir: sin espacio / cuota superada
Llegaste al límite de almacenamiento de tu plan. Borra archivos que ya no uses para liberar espacio, o sube de plan para tener más cuota.
El archivo supera el máximo de tamaño
Cada tipo tiene su tope: 5 MB para imágenes, 20 MB para PDF y 16 MB para video. Comprime o reduce el archivo antes de subirlo.
El bot IA no envía el archivo
Revisa dos cosas: (1) que el switch ¿El bot puede enviar archivos? esté activado en el wizard (paso Multimodal); y (2) que la descripción de "cuándo enviarlo" del archivo explique bien en qué situación corresponde, para que el bot pueda reconocerla. Una descripción vaga hace que el bot no sepa cuándo usarlo.
En un flujo dice que el archivo ya no está en la biblioteca
El archivo que tenía configurado ese bloque fue borrado de la biblioteca. Abre el flujo, edita el bloque 📎 Enviar archivo y vuelve a seleccionar un archivo válido (o súbelo de nuevo).